036 - 54 64 535 info@siso.nl

Het belang van Data Lifecycle Management

Veel organisaties hebben meerdere beleidsregels voor het beheren van de levenscyclus van gegevens. Dit is het zogenaamde Data Lifecycle Management (DLM). Het start bij creatie en opslag. Maar ook het delen van data en het weer permanent verwijderen hoort daarbij.

In de praktijk moet blijken hoe goed het beleid in de organisatie wordt nageleefd. Want er bestaan veel misverstanden over datagebruik onder medewerkers. Die misverstanden kunnen het risico vergroten op datalekken.

Blancco datalifecycle

Veel voorkomende misverstanden

Misverstand 1: Dataverwijdering met de Prullenbak

Veel gebruikers denken dat bestanden onbereikbaar zijn, als ze naar de Prullenbak worden gesleept. Zeker als de Prullenbak ook nog wordt geleegd. Want dan vraagt Windows: “Weet u zeker dat u deze bestanden permanent wilt verwijderen?”.
Maar uitsluitend de verwijzingen naar de gegevens worden verwijderd. De opslagruimte wordt als herbruikbaar gemarkeerd. De gegevens zelf, zoals een document, blijven intact.

Misverstand 2: Dataverwijdering door formatteren

Formatteren kan veel van de gegevens op een schijf verwijderen. Maar de meeste gegevens kunnen hersteld worden met forensische tools, die online beschikbaar zijn. Formatteren is niet voldoende om gegevens permanent te wissen. Daarvoor is speciale dataverwijderingssoftware nodig. Dat geeft 100% zekerheid in het verwijderen van gegevens.

De risico’s van onjuiste dataverwijdering

Dataverwijdering moet professioneel gebeuren. Bij het onjuist data wissen kunnen de volgende gevaren optreden.

1. Kans op boetes
De AVG wet- en regelgeving is duidelijk. Het lekken van privacygegevens is strafbaar en kan zelfs leiden tot boetes. Ook als dit onbedoeld gebeurt bij het afvoeren van oude hardware.

2. Imagoschade
Regelmatig verschijnen er in de media berichten over bedrijven die slordig zijn omgaan met klantgegevens. Dit leidt direct tot reputatieschade. Voor organisaties is het een lang proces dit weer te herstellen.

3. Claims
Belanghebbenden die schade ondervinden van datalekken kunnen claims bij uw organisatie indienen. Bijvoorbeeld via een gerechtelijke procedure.

4. Klantverlies
Een datalek kan de relatie met uw klanten structureel verstoren. Met klantverlies tot gevolg. Herstel daarvan kan een langdurig proces zijn.

5. Milieuschade
Ten onrechte wordt vaak gekozen voor fysieke vernietiging van de datadrager. Zo worden devices die nog uitstekend inzetbaar zijn, omgezet in e-waste. Dat geeft onnodige milieuschade. Verouderde hardware is bijna altijd herinzetbaar. Defecte devices kunnen gerecycled worden. Ze bevatten veel kostbare grondstoffen.
Alles over IT duurzaamheid en Blancco >

Blancco datalifecycle

Data Lifecycle Management lastig in de uitvoering

De meeste organisaties hebben wel een beleidsplan voor dataverwijdering. Vaak als onderdeel van hun beleid voor het fysieke beheer van devices. Als het beleid goed wordt uitgevoerd, garandeert het dat alle vertrouwelijke gegevens van elk device worden verwijderd, voordat het de organisatie verlaat.

Maar er zitten risico’s aan het handmatig wissen van gegevens. De levensduur van de data en van het device zijn verschillend. Is het device in de fase van end-of-life, dan is dat vaak niet zo voor de data die erop staan. Dat is een zwak punt in Data Lifecycle Management.

Daarom zijn er goede procedures nodig. Zowel voor databehoud als voor dataverwijdering. Gaat dit handmatig of is dit geautomatiseerd? En het liefst zonder extra werk voor IT-beheerders.
Ontdek alle oplossingen van Blancco >

Automatisering voorkomt datalekken

Het automatiseren van taken voor databeheer spaart niet alleen tijd. Het zorgt er ook voor dat gegevens – die niet langer nodig zijn- met een bepaalde regelmaat worden verwijderd. Zo wordt het risico op datalekken, inbreuken of andere invloeden tot een minimum beperkt.

Ook de kans op menselijke fouten wordt verkleind. Speciaal daarvoor heeft Blancco geautomatiseerde oplossingen.
Meer over Blancco dataverwijdering door SiSo >